Организовать хорошую и интересную конференцию для компании или ассоциации — настоящий вызов. Подготовка успешной встречи и любого иного медиа-события требует вовлечения множества сил и ресурсов, а также координации работы большого коллектива людей. К сожалению, иногда случается, что, несмотря на огромные усилия организаторов, проведение события нельзя назвать успешным. Поэтому мы решили подготовить для вас небольшое руководство о том, как поступить с организацией такого мероприятия, чтобы избежать неприятностей. Еще больше ценной информации в данной тематике вы найдете по ссылке, где программист из Яндекса Марк Ланговой делиться опытом проведения конференции для IT, которая привлекла свыше 700 человек.
Итак, что нужно учесть, чтобы конференция была эффективной и запомнилась участникам надолго?
Планируя мероприятия, мы руководствуемся различными стимулами, которые не всегда должны быть точными. Когда вы начинаете планировать конференцию как минимум за шесть месяцев, а лучше за год, вам нужно ответить на несколько вопросов. Прежде всего, подумайте, хотите ли вы позаботиться обо всей организации самостоятельно, передать частично управление мероприятием менеджеру или полностью довериться специализированному агентству. Однако для начала:
Должно ли событие быть приватным, свободным или творческим? А может это деловая встреча правления компании, корпоратив или научная конференция с серьезной атмосферой и особым дресс-кодом?
Для обычных встреч повестка может содержать только общие временные рамки. Когда мероприятие более сложное и многоуровневое, стоит учесть как можно больше деталей, что позволяет заранее предвидеть возможные трудности. План должен включать наиболее подробный график того, что будет происходить в конференц-зале и за его пределами. Уточните, нужно ли обеспечить гостям питание, проживание или транспорт. Также подумайте, хотите ли вы предоставить участникам развлекательные события, а, возможно, имеет смысл заказать памятные подарочные пакеты? Затем вы должны подготовить список потенциальных рекламодателей и спонсоров, если таковы имеются.
Разумеется, гораздо проще организовать конференцию, если довериться в этом вопросе надежному агентству, которое возьмет все нюансы на себя, гарантируя воплощение всех задуманных планов.
*